【脱ハンコ文化！】電子印鑑とは

　書類に印鑑を押すといった場面はビジネスにおいてまだ多く目にするとおもいます。

　特にハンコ文化が根付いている日本では印鑑が必要な場面が多く、テレワークを実施しているにもかかわらず、わざわざ押印するために出社するケースも少なくないはずです。

　近年では押印作業を減らし、ペーパーレス化にしていくため電子印鑑を取り入れる企業も増えてきています。

　そこで今回は電子印鑑についてみていきたいと思います。

　見積書や納品書、請求書に契約書など、ビジネスにおいては様々な書類が存在します。

　また、そうした書類をやり取りする際には、書類を確認した、承認した、ということを示すために印鑑が用いられるケースがほとんどです。

　しかし近年では働き方改革の一環として、政府をはじめとする多くの組織や企業の間でペーパーレス化が進んでいます。

　そのため、これまで用紙を使用して作成していた書類も今ではPDFファイルで作成し、相手にはメールで送信して確認してもらうなど、デジタル化が進んでいます。

　電子印鑑とは、こうしたPDFファイルなどでデジタル化させた書類を作成する際、パソコン上で押印することができる印鑑のことを言います。

　ここ数年の間で、自宅などオフィス以外で仕事をおこなうテレワークが増えてきており、書類のやり取りもメールなどで済ませるケースが確実に増えました。

　しかしながら、ハンコ文化が根付いている日本においては、わざわざハンコを押すためだけに出社するといったケースも少なくありません。

　仮にそれが代表者印（会社実印）や銀行印であればともかく、社内文書など認印だけで済むような書類であれば電子印鑑を活用し、日々の業務をより効率的に遂行していきたいところです。

●電子印鑑の種類

一口に電子印鑑と言っても大きく分けて2種類あります。

・印影を画像化したもの

　これは文字通り単純に印影を画像化するというもので、比較的簡単に作成できます。

　作成方法としては、用紙に押印して、スキャンで読み込み作成したり、専用ソフトや、はんこ屋さんの電子印鑑作成サービスを利用するなどが挙げられます。

　単に画像化するだけのものであれば、費用もかけずにご自身で作成することができます。

・印影に情報が入ったもの

　印鑑の所有者は誰なのか、いつ押印したのかなどが判別できるよう、印影の画像データの中に識別情報が組み込まれている電子印鑑があります。

　こうした識別情報が組み込まれている電子印鑑を作成するには、大半が有料ソフトやウェブサービスを利用することになりますが、単に画像化したものよりも信ぴょう性が高く、セキュリティ面においても安心です。

●電子印鑑のメリットデメリット

メリット

・業務の効率化

最大のメリットと言っても過言ではない「捺印業務の効率化」です。

　従来は押印するために、作成した文書を印刷しなければなりませんでしたが、電子印鑑はパソコン上で完結できるのでわざわざ印刷しなくてもいいですし、印影の掠れやにじみなどのトラブルもなくなります。

・コスト削減と管理のしやすさ

　電子印鑑にすると、当然ながらペーパーレスとなるために印刷に伴うコスト（紙代、インク代）を削減できます。

　また、紙書類はファイリングしたのち、一定の場所に保管しなければなりませんが、電子文書はUSBメモリーなど電子記録媒体に保存しております。

　そのため、紙の書類よりも管理がしやすいといった大きなメリットもあります。

デメリット

・導入コストがかかる場合がある

　簡単なものから識別情報入りのものまでありますが、よりセキュリティの高いものを導入しようとなるとお金もかかってきます。

・セキュリティー面

　画像化の場合は誰でも簡単に作成することができますので複製されてしまうなどのリスクも存在します。

　そういうことを踏まえると、識別情報などのデータが組み込まれている電子印鑑を利用すると安心です。

●電子印鑑で対応できるものできないもの

　電子印鑑の法的効力についてですが、お言うん辞退に法的効力はほとんどありませんが、これは電子印鑑だからというわけではなく、通常の印鑑も同じです。

　しかし、現段階では電子印鑑は広く普及しているわけではないので認められないことがほとんどです。（特に実印が必要な場合）

　そのため、電子印鑑は今のところ認印としての使用が妥当と考えられます。

●まとめ

　今回は電子印鑑についてみてきましたが、識別情報入りの電子印鑑に関しては今後もっと普及してもいいと個人的に思いました。

　まだまだ普及していませんが、近年の社会に合っているのは間違いないので今後の成長に期待し、脱ハンコ業務で業務の効率化を図っていきましょう。

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